- Alacak yönetimi satıştan önce başlar: Müşteriye hangi vade ve hangi limitle satış yapılacağı, tahsilatın ne kadar sürede gerçekleşeceğini büyük ölçüde belirler.
- Etkili bir süreç dört parçadan oluşur: müşteri değerlendirmesi ve risk limiti, açık yazılmış vade koşulları, düzenli tahsilat takibi ve gecikmede önceden belirlenmiş adımlar.
- Satış ve finansın aynı göstergeye bakması gerekir. Satış hedefi yalnızca ciroyla ölçülürse tahsilat riski görünmez kalır.
Bazı şirketlerde alacak yönetimi, vade geçtikten sonra yapılan hatırlatma aramalarından ibarettir. Oysa tahsilat süresini belirleyen önemli kararlar satış anında verilir: Müşteriye ne kadar vade tanındığı, ne kadar açık hesap limiti verildiği ve fatura koşullarının ne kadar açık yazıldığı. Bu yazı alacak yönetimini satıştan tahsilata uzanan bir süreç olarak ele alır.
1. Müşteri değerlendirmesi ve risk limiti
Her müşteri için, açık hesapla en fazla ne kadar satış yapılabileceğini gösteren bir risk limiti belirlenmelidir. Limit belirlenirken bakılabilecek bilgiler:
- müşteriyle geçmiş çalışma ve ödeme davranışı,
- müşterinin sunduğu finansal bilgiler ve teminatlar,
- müşterinin şirketin toplam alacakları içindeki payı (yoğunlaşma riski),
- sektörün ödeme alışkanlıkları.
Limit aşıldığında ne olacağı yazılı olmalıdır: sevkiyatın onaya bağlanması, peşin veya teminatlı çalışma, yönetim onayı gibi. Kuralı olmayan bir limit uygulamada işlemez.
2. Vade koşulları
| Konu | Açıkça yazılması gereken |
|---|---|
| Vade | Fatura tarihinden mi, teslimden mi başlıyor? Kaç gün? |
| Ödeme yöntemi | Havale, çek, senet, kredi kartı; ileri tarihli çekte tahsilat tarihi nasıl planlanıyor? (Kanunen çek görüldüğünde ödenir: TTK m.795) |
| Gecikme | Gecikmede uygulanacak koşullar ve sevkiyatın durdurulması |
| Erken ödeme | Varsa iskonto koşulu ve maliyeti |
| Belgeler | Faturanın geçerli sayılması için gereken irsaliye, sipariş numarası vb. |
Belirsiz koşullar, vade sonunda “fatura bize ulaşmadı” veya “vade teslimden başlıyor” gibi tartışmalara ve gecikmeye yol açar. Vade farkı veya gecikme koşullarının hukuki geçerliliği sözleşmeye ve mevzuata bağlıdır; bu koşullar hukuk desteğiyle yazılmalıdır.
3. Tahsilat takibi
Düzenli bir takip için şu araçlar yeterlidir:
- Yaşlandırma raporu: Alacakların vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90 ve 90 gün üstü gibi dilimlere ayrılması. Haftalık veya en az aylık güncellenmelidir.
- Vade öncesi hatırlatma: Büyük tutarlı faturalar için vadeden önce müşteriyle teyit.
- Tahsilat tahmini: Müşteri bazında beklenen ödeme tarihleri, haftalık nakit planına girdi olarak. Bkz. tahsilat gecikmesi stres testi.
- Mutabakat: Dönemsel cari hesap mutabakatı, ihtilaflı kalemlerin erken görülmesini sağlar.
4. Gecikmede adımlar
Gecikme olduğunda kimin, ne zaman, ne yapacağı önceden belirlenmelidir. Örnek bir sıra:
- Vadeyi takip eden ilk günlerde finans ekibinden yazılı hatırlatma.
- Belirli bir süre sonra satış sorumlusunun müşteriyle görüşmesi.
- Limitin dondurulması ve yeni sevkiyatın onaya bağlanması.
- Ödeme planı görüşmesi.
- Hukuki takip kararı (avukatla birlikte).
Her adımın süreleri şirketin sektörüne ve müşteri ilişkisine göre belirlenir. Önemli olan, kararın kişisel ilişkiye değil yazılı kurala dayanmasıdır.
Satış ve finans aynı göstergeye bakmalı
Satış ekibi yalnızca ciroyla değerlendiriliyorsa uzun vade veya yüksek risk limiti vermek cazip olur. Bu nedenle satış performansında tahsil edilmiş satış veya ortalama tahsilat süresi gibi bir gösterge de yer almalıdır. Müşteri bazında vade ve iskonto maliyetinin kârlılığa etkisi için müşteri kârlılığı yazısına bakılabilir.
Göstergeler
- Alacak tahsil süresi (DSO): Ortalama ticari alacak ÷ net satışlar × gün sayısı. Ayrıntı için nakit dönüşüm döngüsü.
- Vadesi geçmiş alacak oranı: Vadesi geçmiş alacak ÷ toplam alacak.
- Yoğunlaşma: En büyük müşterilerin toplam alacak içindeki payı.
- Tahsilat tahmini doğruluğu: Beklenen ve gerçekleşen tahsilat farkı.
Sık yapılan hatalar
- Limitsiz açık hesap: Büyük müşteriye “önemli müşteri” olduğu için sınırsız vade tanımak.
- Yaşlandırmayı yalnızca yıl sonunda yapmak: Sorun, karşılık ayrılma aşamasında fark edilir.
- Tahsilatı yalnızca finansa bırakmak: Müşteri ilişkisini satış yönetir; gecikmede satışın devrede olması gerekir.
- İhtilaflı faturaları beklemeye almak: Çözülmeyen ihtilaf, tahsil edilemeyen alacağa dönüşebilir.
Yönetim açısından çıkarım
Alacak yönetimi, nakdin kendisini yönetmektir. Satıştan önce belirlenen limitler, açık yazılmış vade koşulları, düzenli yaşlandırma ve gecikmede kurala bağlı adımlar, tahsilat süresini kişisel çabaya bırakmadan kısaltır. Kazanım yeni bir araçtan değil, satış ve finansın aynı rakama bakmasından gelebilir.
Gecikme koşulları, vade farkı ve hukuki takip konularında sözleşme ve mevzuat açısından avukat görüşü alınmalıdır. Yöntem: Bu yazı mesleki analizdir; tek mevzuat atfı çekin ödenmesine ilişkindir.
Kaynaklar
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, m.795 (çek görüldüğünde ödenir), Mevzuat Bilgi Sistemi: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.6102.pdf
Kaynakların kontrol tarihi: